Virtuelle Assistenz ist nicht die Zukunft, sondern die Gegenwart
Warum sie kein „Luxus“, sondern eine betriebliche Notwendigkeit ist
In meinem ersten Blogbeitrag möchte ich darüber schreiben, warum ich überzeugt bin, dass virtuelle Assistenz nicht mehr die beste Arbeitsform der Zukunft ist – sondern bereits die Gegenwart. Dieser Artikel richtet sich in erster Linie an Unternehmerinnen, Unternehmer und Geschäftsführende, die spüren, dass die täglichen operativen Aufgaben bereits zu viel Zeit und Energie in Anspruch nehmen und sich endlich auf das große BUSINESS konzentrieren möchten.
2020 – das Jahr, in dem sich alles endgültig verändert hat
Ich glaube, wir erinnern uns alle an das Jahr 2020, als unser bisheriges Leben innerhalb kürzester Zeit völlig auf den Kopf gestellt wurde. Sehr viele Menschen verloren ihre Arbeit, und wir durften unsere Wohnungen nicht verlassen. Ich lebte damals noch in der Schweiz, und der Gedanke, nicht zu wissen, wann ich meine Familie in Ungarn wieder besuchen könnte, machte mir große Angst.
Inzwischen sind sechs Jahre vergangen. Unser Alltag hat sich tatsächlich grundlegend verändert, und wir alle leben inzwischen nach den neuen – die inzwischen gar nicht mehr so neuen – Normen. Ich persönlich gehe heute nur noch selten in ein Geschäft und fast nie in ein Einkaufszentrum. Im Internet finden wir alles, und ganz bequem von zu Hause aus können wir entscheiden, was wir kaufen möchten.
Unter anderem hat sich auch unsere Haltung zur Arbeit und unsere Vorstellung von persönlicher Anwesenheit grundlegend verändert. Wenn ein Unternehmen heute wettbewerbsfähig bleiben und mit Mitarbeitenden arbeiten möchte, die echten Mehrwert schaffen und zugleich eine hohe Fluktuation vermeiden sollen, dann bietet es die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten.
Wenn nicht Anwesenheit, sondern Ergebnisse zählen
Sehr oft lautet die erste Frage: „Aber wie kann ich überhaupt nachvollziehen, ob die Assistentin wirklich so viel gearbeitet hat, wie sie abgerechnet hat?“
Interessanterweise wird genau diese Frage in einem Bewerbungsgespräch fast nie gestellt. Dabei ist die bloße physische Anwesenheit am Arbeitsplatz keineswegs automatisch gleichbedeutend damit, dass jemand seine Aufgaben auch wirklich effizient erfüllt.
Die Grundlage einer gut funktionierenden und langfristig tragfähigen Zusammenarbeit ist nicht ständige Kontrolle, sondern in erster Linie Vertrauen und in zweiter Linie ein klar definierter Aufgabenbereich. Eine Mitarbeiterin,ein Mitarbeiter oder auch eine externe Partnerin weiß genau,welche Aufgaben übernommen wurden – und arbeitet daran, diese auch zuverlässig zu erledigen.
Erledigte Arbeit hinterlässt immer sichtbare Spuren – genauso wie nicht erledigte Arbeit. Deshalb ist die eigentliche Frage nicht, wo sich jemand physisch befindet, sondern ob das gewünschte Ergebnis erreicht wird..
Die neue Normalität: Wie sich unser Verhältnis zur Arbeit verändert hat
Interessant, oder? Während der Corona-Zeit hatten alle Angst davor, das Haus nicht verlassen zu dürfen – heute gibt es Menschen, die es regelrecht schaudert, wenn sie das Haus verlassen müssen. Gerade in Großstädten ist die Möglichkeit zum Homeoffice ein klarer Vorteil, denn so kommt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter sicher nicht zu spät oder bleibt der Arbeit fern, weil zwanzig Zentimeter Schnee gefallen sind. Wir haben gelernt, wie wir aus diesem massiven Einschnitt auch einen Vorteil ziehen können. Im Grunde hat sich daraus eine echte Win-win-Situation entwickelt. Im Office-Bereich kenne ich große Konzerne, die vollständig auf Homeoffice umgestellt haben. Berufe sind verschwunden, haben sich verändert, und neue sind entstanden. Dazu gehört auch die virtuelle Assistenz.
Im Leben eines Unternehmens kommt früher oder später der Punkt, an dem nicht mehr Wachstum die zentrale Frage ist, sondern wie sich all das langfristig nachhaltig organisieren lässt.
Genau hier zeigt sich der wahre Wert virtueller Assistenz:Eine virtuelle Assistentin ersetzt kein Team – sie entlastet es.
Was ist virtuelle Assistenz eigentlich wirklich?
Eine virtuelle Assistentin ist ein Mensch – und ich finde, das ist sehr wichtig klarzustellen –, der Unternehmen aus dem Hintergrund unterstützt: bei administrativen Aufgaben, im Kundenkontakt, bei finanziellen Auswertungen, bei Anpassungen an Websites oder bei der Betreuung von Onlineshops. Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Aufgaben, die an externe Unterstützung übergeben werden können – letztlich richten sich Angebot und Nachfrage immer nach den tatsächlichen Bedürfnissen des Marktes. Diese moderne und äußerst praktische Form der Zusammenarbeit bietet heute eine besonders zeit- und kosteneffiziente Lösung.
Warum ist das heute eine zeit- und kosteneffiziente Lösung?
Es fallen keine zusätzlichen Lohnnebenkosten an, wie sie bei Angestellten üblich sind, und im Grunde zahlt die Auftraggeberin oder der Auftraggeber nur für die Zeit, in der die Assistenz tatsächlich arbeitet.
Viele sehen virtuelle Assistenz noch immer als eine distanzierte und unpersönliche Lösung. In Wirklichkeit ist jedoch genau das Gegenteil der Fall. Eine gute virtuelle Assistentin verschwindet nicht einfach im Hintergrund, sondern schafft dort Struktur, wo zuvor oft nur noch improvisiert und reagiert wurde.
Warum glaube ich an diese Form der Zusammenarbeit?
Ich bin überzeugt, dass dieses Modell funktioniert, weil ich durch meine Berufserfahrung im Ausland sehr genau gesehen habe, wie stark die Qualität der „unsichtbaren“ Arbeit im Hintergrund das Funktionieren eines ganzen Unternehmens bestimmt.
Für mich ist virtuelle Assistenz kein „Trend“, sondern eine Haltung zur Arbeit. Eine Form der Zusammenarbeit, bei der es nicht um bloße Anwesenheit geht, sondern um Ergebnisse.